如果員工們能夠對自己的工作時(shí)間安排有更好的了解，能夠將各種會(huì )議同自己的工作更好的協(xié)調，那么才能使他們避免在會(huì )議上浪費不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì )議是有意義的，哪些會(huì )議是沒(méi)有意義的。沒(méi)有必要的會(huì )議很容易就能判斷出來(lái)。 　　
要通過(guò)各種方式來(lái)提高可行性會(huì )議的時(shí)間利用率。通過(guò)對會(huì )議目標、日程和預期的交流可以使所有的與會(huì )者對會(huì )議內容有更好的了解，更好的進(jìn)行準備，這樣有利于節省會(huì )議時(shí)間。 　　
員工會(huì )議應該定期舉行，但是這些會(huì )議對時(shí)間的浪費有時(shí)會(huì )令人覺(jué)得難以置信。時(shí)間評定通常能夠使這種狀況得到改善。 　　
對所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預計工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì )議的準備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。通常，要指定專(zhuān)人對會(huì )議內容進(jìn)行記錄，適當更新小組工作計劃，并且在下一次會(huì )議召開(kāi)之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì )者手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問(wèn)題，及時(shí)對工作計劃進(jìn)行更新，并且為接下來(lái)的會(huì )議做好準備。 　　
已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計劃當中轉移出來(lái)，轉移到一個(gè)獨立的區域當中。計劃主要是列出現在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項目的詳細資料。 　　
了解項目持續的實(shí)際時(shí)間與預計時(shí)間的對比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過(guò)對自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠對他們認為一個(gè)項目要持續的時(shí)間同實(shí)際持續的時(shí)間的對比有一個(gè)清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預計得到改進(jìn)。項目持續時(shí)間的預計將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項目計劃也將因此而得到很大的改善。 　　
同樣，隨著(zhù)這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以非常他各項任務(wù)的時(shí)間預計也將更為準確。由于對無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對項目持續的實(shí)際時(shí)間與預計時(shí)間的對比的了解不僅能夠使對項目持續時(shí)間的預計變的更為準確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)?！　⊥ㄟ^(guò)對項目持續時(shí)間預計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務(wù)預計工期時(shí)將更為準確，在現有工作任務(wù)的工期需要重新計劃或是調整時(shí)也能夠有所意識，并且不會(huì )由于不合理的時(shí)間預期而引起時(shí)間管理上的問(wèn)題。