01 是否易操作
我們要注意，采購了項目管理軟件后，是要給誰(shuí)日常用的呢？不是領(lǐng)導，而是普通的項目成員。他們要每天在里面執行自己負責的任務(wù)，去更新任務(wù)狀態(tài)，出現了偏差要及時(shí)通知到相關(guān)人。
所以在選擇工程項目管理系統時(shí)，一定要考慮到員工操作的難易程度，能夠讓員工很快上手的工具，可以節省大量的操作培訓時(shí)間，進(jìn)而加快項目進(jìn)度。
否則項目成員會(huì )因為要額外花很多時(shí)間來(lái)學(xué)習如何使用軟件，而不愿意使用它。離開(kāi)了項目成員輸入的各種任務(wù)信息，項目管理軟件是沒(méi)有用的。
02 功能是否涵蓋了項目中常用的需求
首先，企業(yè)要考慮項目管理軟件能否匹配企業(yè)當前的項目模式，以及為當前的項目管理痛點(diǎn)提供解決方案。例如對于IT研發(fā)類(lèi)型的項目，你可能會(huì )采用瀑布模型和敏捷迭代兩種不同的管理模式，項目管理軟件能否同時(shí)滿(mǎn)足兩種模式的應用需求？
如果你需要解決進(jìn)度反復難以監控、破解90%完成是神話(huà)的難題，軟件能否提供有用的監控工具為你快速定位問(wèn)題來(lái)源，例如里程碑表、工作分解結構、關(guān)鍵路徑、完成狀態(tài)看板等。另外，你是否需要項目管理辦公室，幫助你從多項目角度進(jìn)行進(jìn)度監控，成本控制和資源協(xié)調等需求。
任何系統工具都會(huì )有自己獨特的功能，無(wú)論是個(gè)人還是團隊在選擇一款系統時(shí)，需要看清系統的功能有哪些，哪些功能是工程項目管理需要要使用的，哪些功能是多余的。只有仔細分析這些功能信息，才可以幫助企業(yè)或團隊找到合適的系統工具。比如項目預算、費用管理、任務(wù)管理、項目文檔管理、bug管理、項目知識庫管理等。
03 軟件是否靈活，可讓用戶(hù)自定義
除了個(gè)別的針對細分行業(yè)的項目管理軟件，大多數其實(shí)都是針對通用行業(yè)的。那可能系統默認提供的任務(wù)信息就不太符合你的行業(yè)。
系統要允許用戶(hù)能夠自定義一些字段。比如，審核人下拉列表，任務(wù)屬性是必做還是選做，加一些公式字段自動(dòng)計算任務(wù)逾期天數等等。
04 軟件的集成擴展性
企業(yè)對于項目的管理要求大多是隨著(zhù)項目發(fā)展循序漸進(jìn)的?？v向深度來(lái)說(shuō)，項目管理涉及到十大知識領(lǐng)域，橫向業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō)，項目管理跟其他銷(xiāo)售、采購、財務(wù)、人力資源等領(lǐng)域其實(shí)是相輔相成的，例如結合CRM作客戶(hù)交付項目管理或結合SRM作項目型采購管理。
企業(yè)既要考慮軟件能否滿(mǎn)足當前的項目管理痛點(diǎn)，同時(shí)還要考慮軟件的應用領(lǐng)域是否齊全，能否滿(mǎn)足后續拓展應用要求，企業(yè)選型的時(shí)候要結合長(cháng)遠考慮進(jìn)行甄選。
比如，當CRM中，一個(gè)客戶(hù)已經(jīng)成交了，銷(xiāo)售就可以從CRM里直接對這個(gè)客戶(hù)新建一個(gè)項目，讓實(shí)施團隊去做交付，并且銷(xiāo)售可以直接從CRM里看到實(shí)施到了什么程度，是否在這個(gè)節點(diǎn)需要進(jìn)行交叉銷(xiāo)售或者向上銷(xiāo)售。
而實(shí)施團隊，也應該能從項目管理軟件里直接看到客戶(hù)的聯(lián)系信息等本來(lái)存儲在CRM中的信息。甚至，從項目管理軟件中，應該可以直接看到客戶(hù)的回款情況。而這些，不是一個(gè)軟件能解決的，通常是需要在三種軟件之間做集成的。
05 便于團隊溝通協(xié)作
項目管理是十分復雜的過(guò)程，需要不斷與團隊其他成員進(jìn)行溝通來(lái)確定項目的進(jìn)展。因此，良好溝通協(xié)作功能是需要的，它將有助于保證整個(gè)團隊的信息暢通。
06 實(shí)時(shí)掌控項目進(jìn)度
一個(gè)正常的項目流程包括啟動(dòng)、執行、監測控制、收尾等階段，每個(gè)階段都有不同的事情要處理，尤其是在執行和監測階段，管理尤其復雜，因此項目進(jìn)度的把控是比較難做處理的。
有時(shí)候項目中的任務(wù)涉及到好幾個(gè)環(huán)節，需要在好幾個(gè)項目成員間流轉，那么軟件更好是能夠將這種線(xiàn)下流程固化到線(xiàn)上。在后臺設計好了任務(wù)流程之后，成員完成了自己的環(huán)節，點(diǎn)擊提交按鈕，系統就會(huì )自動(dòng)把任務(wù)執行人改成下一個(gè)環(huán)節的負責人，并給他發(fā)郵件，他點(diǎn)擊了郵件中的任務(wù)鏈接，就可以直接做任務(wù)，完了再下一步。這樣項目管理就會(huì )比較井井有條，而不需要挨個(gè)問(wèn)，任務(wù)進(jìn)行到哪一步了，該誰(shuí)做什么了，因為系統都自動(dòng)控制了。
07 價(jià)格是否合理
對于規模不同的團隊，項目管理軟件應該提供不同的版本和價(jià)格，供企業(yè)按需選擇。
08 廠(chǎng)商是否靠譜
比如軟件推出多少年了，在中國有沒(méi)有自己的數據中心、自己的客服團隊，資金方面是完全依賴(lài)風(fēng)投還是靠自身穩健盈利，等等。
項目管理工具的選型，前期需要花費一定的時(shí)間從易用性、自定義、可擴展性、便于溝通、實(shí)時(shí)查看進(jìn)度、價(jià)格、廠(chǎng)商可靠性等多方面進(jìn)行對比，并深度試用。因為一旦定下來(lái)，項目數據都會(huì )運行在里面，再進(jìn)行遷移的話(huà)，既浪費時(shí)間又浪費金錢(qián)。